PRATIQUE DE RÉUTILISATION DE MODÈLES

Les documents viennent souvent en série : on en crée plusieurs sur le même modèle.
Des lettres, des rapports, des mémos, des fiches de synthèse, des aide-mémoires, etc.
Dans une même série de documents, le contenu change mais la charte graphique va rester la même ; on aura donc besoin des mêmes styles, des mêmes en-têtes et pieds de pages, des mêmes logos, etc.

Il ne vous viendrait pas à l’idée de tout refaire à chaque fois : le mieux est d'utiliser un modèle de document.

Un modèle de document ressemble à un document ordinaire, mais son format est différent, et cela se traduit notamment par une extension de fichier spécifique :

• .ott (OpenDocument Text Template) pour les documents OpenOffice et LibreOffice
• .dot (Document Template) pour les documents Microsoft Office Word

que contiennent ces modèles ?

Les modèles de documents contiennent des informations de mise en forme et de mise en page, notamment les styles, mais pas le contenu du document.
C’est plus ou moins ce qu’on obtient lorsque l’on duplique un document et qu’on en supprime tout le contenu.

Quel est donc l'avantage d'adopter la pratique des modèles ?

Cela va tout simplement permettre de pallier certaines difficultés que l’on rencontre avec la pratique de duplication.
Supposons qu’en janvier, j’ai créé un document selon les règles de bon usage (styles adaptés, mise en page ajustée) et que deux mois plus tard, je souhaite en créer un nouveau, qui relève de la même série.
Je duplique le document, et je supprime le contenu ; mais je m’aperçois, au fil de la rédaction, que j’ai besoin d’ajouter d'autres styles auxquels je n’avais pas pensé.
Je ressens même le besoin d’améliorer certains des styles que j’avais créés en janvier.
Je vais procéder à ces ajouts et mises à jour dans mon nouveau document, ce qui est dommage car l’ancien document ne bénéficiera pas de ces évolutions.
C'est dans ce cas précis que la pratique des modèles apporte une réponse à ce besoin.

La pratique des modèles s’organise en deux phases :

1. création du modèle
2. utilisation à de multiples reprises au cours desquelles on pourra le faire évoluer

LE SAVIEZ-VOUS ?

Ai-je déjà utilisé un modèle sans le savoir ? Tous les documents que vous avez créés jusqu’ici, sans même connaître l’existence de la notion de modèle, sont-ils basés sur un modèle ? La réponse est OUI ! Pour le vérifier, essayez la manipulation suivante : créez un nouveau document avec la commande Fichier / Nouveau ; soyez attentifs : un certains nombre de modèles sont proposés, parmi lesquels figure un modèle par défaut. Tous ces modèles sont disponibles depuis l’installation du logiciel de traitement de texte. Il est possible de créer ses propres modèles, et même d'en trouver d’autres disponibles en ligne.